Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben: Muster

Die drei Stufen

1. Zahlungserinnerung: freundlich, ein paar Tage nach Fälligkeit. Oft wurde die Rechnung nur vergessen.

2. Mahnung: sachlich, mit neuer Frist von etwa 7 bis 10 Tagen.

3. Letzte Mahnung: klar, mit letzter Frist und Hinweis auf die nächsten Schritte, etwa ein Inkassobüro oder das gerichtliche Mahnverfahren.

Gesetzlich ist keine bestimmte Zahl an Mahnungen vorgeschrieben. Drei Stufen sind aber üblich und wirken fair.

Muster 1: Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung RE-2026-042

Guten Tag Frau Beispiel, sicher ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung RE-2026-042 vom 01.10.2026 über 240,00 € war am 15.10.2026 fällig. Bitte überweise den Betrag bis zum 29.10.2026 auf das in der Rechnung genannte Konto. Falls du schon gezahlt hast, betrachte diese Nachricht als erledigt. Viele Grüße

Muster 2: Mahnung

Betreff: Mahnung zu Rechnung RE-2026-042

Guten Tag Frau Beispiel, leider ist zu unserer Rechnung RE-2026-042 über 240,00 € trotz Erinnerung noch keine Zahlung eingegangen. Bitte überweise den offenen Betrag bis spätestens 08.11.2026. Bei Fragen zur Rechnung melde dich gerne direkt bei mir. Viele Grüße

Muster 3: Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung RE-2026-042

Guten Tag Frau Beispiel, die Rechnung RE-2026-042 über 240,00 € ist weiterhin offen. Wir setzen dir hiermit eine letzte Frist bis 18.11.2026. Geht bis dahin keine Zahlung ein, geben wir die Forderung ohne weitere Ankündigung weiter, etwa an ein Inkassobüro. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu deinen Lasten. Viele Grüße

Passe Anrede (Du oder Sie), Namen, Beträge und Daten an. Ändere keine Rechnungsdaten, sonst wird es unklar.

Was du rechtlich wissen solltest

Ein Kunde ist spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung im Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Im Verzug darfst du Verzugszinsen verlangen: bei Privatkunden 5 Prozentpunkte, bei Firmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Von Firmen kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € fordern.

Das ist ein Überblick, keine Rechtsberatung. Bei hohen Beträgen oder Streit lohnt sich ein Anwalt.

Schneller mit KI

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